Produktivitetsmetoder
Tidsblockning: ge varje uppgift en plats.
Bestäm i förväg när du ska göra varje uppgift och lägg in den i kalendern som ett möte med dig själv.
· 3 min läsning · 6 steg
- Känd från
- Bland andra Cal Newport
- Enhet
- Block i kalendern
- Planering
- 10–20 min dagen före
- Passar för
- Fulla kalendrar
Vad det är och var det började.
Tidsblockning betyder att ditt arbete får en tid, inte bara en plats på en lista. I stället för en att göra-lista du plockar från hela dagen delar du in dagen i block och bestämmer vad som hör till vart och ett: skriva 9–11, mejl kl 11, samtal efter lunch.
Ingen äger idén; folk har planerat sina dagar så länge det har funnits kalendrar. Datavetaren och författaren Cal Newport gjorde den populär bland kunskapsarbetare. Han beskriver hur han planerar varje minut av arbetsdagen på papper kvällen före och flyttar om blocken när dagen ändras [1].
Ett vanligt argument är Parkinsons iakttagelse att arbetet växer så att det fyller tiden som finns [2]. Ett block sätter en gräns för uppgiften och visar hur lite tid som finns kvar när mötena väl är inlagda.
Så gör du, steg för steg.
Skriv ned vad dagen behöver
Lista uppgifterna du vill få gjorda i morgon och ungefär hur lång tid var och en tar.
Lägg in det fasta först
Börja med möten och tider du inte kan flytta. Det som blir över är tiden du faktiskt har.
Blocka det viktiga tidigt
Ge din viktigaste uppgift ett block när du tänker som bäst, ofta på förmiddagen.
Samla småsakerna
Lägg mejl, meddelanden och småfix i ett eller två block i stället för att låta dem spridas över dagen.
Lämna luft
Saker tar längre tid än planerat. Spara ett eller två fria block för det som drar över och det som dyker upp.
Planera om när dagen ändras
När något drar över flyttar du resten av blocken i stället för att släppa planen. Newport ritar om sin plan flera gånger en dålig dag [1].
Vem det passar och var det brister.
Det passar dig om
- Din kalender fylls och det viktiga arbetet får aldrig någon tid.
- Du växlar mellan många slags uppgifter och tappar tid på att välja nästa.
- Du vill se ärligt hur mycket en dag rymmer.
Där det inte räcker
- Jobb som mest handlar om att reagera, som support eller jour, ger lite att planera, även om ett block för fokusarbete ändå kan hjälpa.
- Uppskattningarna slår ofta fel i början, så de första veckorna känns som ständig omplanering.
- En för tät plan kan kännas stel. Se den som en vägledning, inte ett kontrakt.
Vanliga misstag att undvika.
Ingen luft
En plan där varje minut är fylld spricker vid första övertrampet. Lämna utrymme.
För luddiga block
"Projektarbete" 9–12 bjuder in till att glida iväg. Skriv vilken uppgift blocket är till för.
Att släppa planen vid första ändringen
Poängen är inte att följa planen perfekt, utan att välja om, medvetet, när den spricker.
Att glömma pauser och restid
Block i rad utan lunch eller restid är en plan som inte kan hända.
Så gör du i thisflow.
Varje steg använder en funktion som finns i appen i dag.
Dra uppgifter in i veckan
Kalendern har ett timrutnät. Dra en uppgift till en tid och dra ut den till den längd du behöver. En uppgift utan längd får 30 minuter.
Se mötena bredvid uppgifterna
Lägg till iCal-länken till din Google-, Outlook- eller iCloud-kalender, så syns händelserna som skrivskyddade block du planerar runt.
Ange tiden när du skriver
Snabbinmatningen läser tid och längd: "Skriv utkastet imorgon kl 9 i 2 timmar" blir ett block på två timmar.
Planera dagen, fokusera sedan
Planera dagen visar hur mycket tid dagen rymmer. Starta fokustimern i varje block när det börjar.
Frågor och svar.
Vad är skillnaden mellan tidsblockning och timeboxing?
Orden används ofta om samma sak. När man skiljer dem åt betyder tidsblockning att reservera tid för en uppgift i kalendern, och timeboxing att sätta en fast gräns och sluta när tiden är slut.
Hur långt fram ska jag planera?
De flesta planerar nästa dag i slutet av dagen och skissar veckan på måndagen. Längre fram brukar kräva för mycket omplanering.
Måste jag blocka varje minut?
Nej. Cal Newport planerar varje minut, men många blockar bara sitt viktigaste arbete och låter resten vara öppet.
Fungerar tidsblockning med många möten?
Ja, och det är där den hjälper mest: den visar hur lite tid som finns kvar och skyddar en del av den för fokusarbete.
Källor
Siffror i texten, som [1], pekar på de här källorna.
- [1]Cal Newport: Deep Habits: The Importance of Planning Every Minute of Your Work Day (2013)calnewport.com/deep-habits-the-importance-of-planning-every-minute-of-your-work-day/
- [2]Wikipedia: Parkinson's law (The Economist, 1955)en.wikipedia.org/wiki/Parkinson%27s_law
Fler metoder att prova.
Eisenhowermatrisen
Sortera uppgifter efter bråttom och viktigt, och hantera de fyra rutorna olika.
Getting Things Done (GTD)
Fånga allt, bestäm vad varje sak kräver och gå igenom listorna varje vecka.
Personlig kanban
Lägg arbetet på en tavla och begränsa hur många saker som pågår.
Blocka din vecka i thisflow.
Gratis under betan. Dra uppgifter in i kalendern bredvid dina möten.