Produktivitetsmetoder
Getting Things Done, i fem steg.
Flytta varje åtagande från huvudet till ett system du litar på, bestäm vad det kräver och se över allt varje vecka.
· 3 min läsning · 5 steg
- Skapad av
- David Allen
- Bok
- 2001, reviderad 2015
- Steg
- Fånga, klargör, organisera, reflektera, gör
- Passar för
- Många lösa trådar
Vad det är och var det började.
Getting Things Done, eller GTD, är en metod för att hålla koll på allt du har lovat att göra. Grundtanken är att huvudet är till för att få idéer, inte för att förvara dem: skriv ned varje lös tråd i ett system du litar på, så kan du fokusera på uppgiften framför dig.
David Allen beskrev metoden i boken Getting Things Done, som kom 2001 och reviderades 2015 [2]. Hans företag beskriver fem steg: fånga, klargör, organisera, reflektera och gör (capture, clarify, organize, reflect, engage) [1].
Det finns forskning som passar idén. I en studie från 2011 fortsatte ofullbordade mål att tränga sig på medan folk jobbade med annat, och att göra en konkret plan för målen minskade effekten [3]. Allens metod kom före studien och bygger inte på den.
Så gör du, steg för steg.
Fånga allt
Samla varje uppgift, idé och åtagande i en inkorg: ett block, en låda eller en app. Få ut allt ur huvudet [1].
Klargör vad varje sak betyder
Fråga för varje sak om den går att göra något åt. Om inte: släng den, spara den som referens eller parkera den till någon gång. Om ja: bestäm nästa fysiska handling. Tar den under två minuter, gör den direkt [2].
Organisera där det hör hemma
Lägg handlingar på listor per sammanhang eller projekt, det som har ett datum i kalendern, det du väntar på på en Väntar på-lista och idéer på Någon gång/Kanske.
Reflektera varje vecka
En gång i veckan går du igenom alla listor, tömmer inkorgarna och tittar framåt. Veckogenomgången är det som gör att du kan lita på systemet.
Gör med gott samvete
Välj vad du gör nu från listorna, utifrån var du är, tiden och energin du har och vad som spelar störst roll.
Vem det passar och var det brister.
Det passar dig om
- Du jonglerar många projekt och roller, och saker faller mellan stolarna.
- Huvudet går på högvarv på kvällen med saker du inte får glömma.
- Du gillar ett heltäckande system och är beredd att sköta det.
Där det inte räcker
- Det tar tid att sätta upp och kräver en veckogenomgång för att hållas vid liv. Hoppar du över några veckor slutar du lita på listorna.
- Metoden är stark på att fånga och organisera, svagare på att välja mellan viktiga saker. Många lägger till prioriteringar ovanpå.
- Hela systemet med sammanhang och många listor kan kännas tungt för ett enkelt jobb.
Vanliga misstag att undvika.
Att fånga utan att klargöra
En inkorg med 300 obehandlade saker är bara en ny hög. Töm den regelbundet genom att bestämma vad varje sak är.
Projekt utan nästa handling
"Ny webbplats" är inget du kan göra. Varje projekt behöver minst ett konkret nästa steg.
Att hoppa över veckogenomgången
Det är vanan som får systemet att fungera. Lägg in den i kalendern.
Att bygga det perfekta systemet först
Att lägga veckor på listor och taggar är att skjuta upp. Börja med en inkorg och en lista med nästa handlingar.
Så gör du i thisflow.
Varje steg använder en funktion som finns i appen i dag.
Fånga med snabbinmatningen
Snabbinmatningen finns överallt och frågar aldrig efter något obligatoriskt fält. Uppgifter utan projekt hamnar i Inkorgen, redo att klargöras.
Organisera i projekt och sektioner
Projekt rymmer resultaten, sektioner grupperar stegen och underuppgifter delar upp en uppgift i nästa handlingar.
Någon gång och startdatum
Någon gång parkerar idéer du inte binder dig till nu. Ett startdatum döljer en uppgift tills dess dag.
Sammanhang som taggar och filter
Använd taggar som @samtal eller @ärenden som sammanhang och spara ett filter för varje, så syns det i sidofältet med ett levande antal.
En veckogenomgång som återkommer
Skriv "Veckogenomgång varje fredag kl 15 i 45 min" i snabbinmatningen, så kommer den tillbaka varje vecka.
Frågor och svar.
Vad är tvåminutersregeln i GTD?
När du klargör en sak och nästa handling tar mindre än två minuter gör du den direkt. Att hålla koll på den skulle ta längre tid än att göra den.
Behöver jag en särskild app för GTD?
Nej. David Allens metod fungerar på papper. Alla verktyg med en inkorg, projekt, en kalender och ett sätt att parkera idéer duger.
Vad är en nästa handling?
Det allra nästa fysiska, synliga du skulle göra för att föra något framåt, som "Ring Anna om lokalen" i stället för "Planera festen".
Hur lång tid tar det att komma igång med GTD?
En första fullständig insamling tar ofta några timmar. Sedan räcker en daglig blick på listorna och en veckogenomgång på ungefär en timme.
Källor
Siffror i texten, som [1], pekar på de här källorna.
- [1]David Allen Company: What is GTD?gettingthingsdone.com/what-is-gtd/
- [2]Wikipedia: Getting Things Doneen.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done
- [3]Masicampo & Baumeister (2011): Consider it done! Plan making can eliminate the cognitive effects of unfulfilled goals. J Pers Soc Psycholpubmed.ncbi.nlm.nih.gov/21688924/
Fler metoder att prova.
Personlig kanban
Lägg arbetet på en tavla och begränsa hur många saker som pågår.
Ät grodan
Gör din viktigaste och minst lockande uppgift först av allt.
1-3-5-regeln
En stor uppgift, tre mellanstora och fem små: en lista som ryms på en dag.
Få ut det ur huvudet.
Gratis under betan. Snabbinmatning, en Inkorg, Någon gång och sparade filter.