Produktivitetsmetoder
Personlig kanban, två enkla regler.
Lägg ditt arbete på en tavla du kan se, och begränsa hur mycket som pågår samtidigt.
· 3 min läsning · 6 steg
- Beskriven av
- Jim Benson och Tonianne DeMaria Barry
- Bok
- 2011
- Regler
- Synliggör, begränsa WIP
- Passar för
- För mycket på gång
Vad det är och var det började.
Personlig kanban är en tavla för ditt eget arbete. Uppgifterna är kort som flyttas genom kolumner, oftast Att göra, Pågår och Klart. Du ser med en blick vad som väntar, vad som pågår och vad som är färdigt.
Jim Benson och Tonianne DeMaria Barry beskrev metoden i boken Personal Kanban: Mapping Work, Navigating Life från 2011. Metoden har två regler: synliggör ditt arbete, och begränsa pågående arbete [1].
Ordet kanban kommer från tillverkningsindustrin. Det förknippas med Toyotas produktionssystem, som Toyota tillskriver Taiichi Ohno [2]. Personlig kanban lånar idén att bara dra in nytt arbete när det finns plats.
Så gör du, steg för steg.
Sätt upp tre kolumner
Börja med Att göra, Pågår och Klart. Fler kan du lägga till senare, som Väntar.
Lägg varje uppgift på ett kort
Skriv varje uppgift du har på ett eget kort i Att göra.
Välj en gräns för Pågår
Bestäm hur många kort som får ligga i Pågår samtidigt. Två eller tre är en vanlig start för en person.
Dra in arbete när det finns plats
Flytta bara ett nytt kort till Pågår när ett annat lämnar. Är Pågår full, gör färdigt något först.
Flytta kort till Klart
Färdiga kort går till Klart. Att se dem samlas är en del av poängen.
Titta på tavlan regelbundet
Lägg märke till var korten fastnar och varför. Ändra kolumnerna eller gränsen när tavlan slutar spegla ditt arbete.
Vem det passar och var det brister.
Det passar dig om
- Du börjar på många saker och gör färdigt få.
- Du tänker visuellt och vill se helheten.
- Ditt arbete går genom steg, som utkast, granskning och klart.
Där det inte räcker
- En tavla visar status bra men datum dåligt; deadlines behöver en kalender eller förfallodatum också.
- Med dussintals små uppgifter blir tavlan trång. Många har en lista för småsaker och en tavla för projekt.
- Gränsen för pågående arbete hjälper bara om du respekterar den, och inget tvingar dig.
Vanliga misstag att undvika.
Ingen gräns för Pågår
Utan den andra regeln är tavlan bara en snyggare lista. Det är gränsen som får dig att göra färdigt.
För många kolumner
Tio kolumner för en person blir bokföring. Börja med tre.
För stora kort
"Renovera köket" ligger i Pågår i månader. Dela upp det i kort som kan flytta inom några dagar.
Att aldrig rensa Klart
Fira det och arkivera sedan. En full Klart-kolumn döljer det som rör sig nu.
Så gör du i thisflow.
Varje steg använder en funktion som finns i appen i dag.
Sektioner blir kolumner
Ge ett projekt sektionerna Att göra, Pågår och Klart och växla till tavlan: sektionerna är dess kolumner. Ett teamprojekt börjar med Att göra, Pågår och Klart.
Dra korten, listan följer med
Dra ett kort till nästa kolumn, så visar listan och kalendern samma flytt. Med tangentbordet går J och K mellan korten.
Lägg till i en kolumn
Fältet längst ned i en kolumn lägger uppgiften där och läser raden som snabbinmatningen.
Ett projekt per område
Ha en tavla för varje område, som Hemma eller Kunder, och en listvy för småsakerna.
Frågor och svar.
Vad betyder WIP?
Work in progress, pågående arbete: uppgifterna du har börjat på men inte gjort klart. Att begränsa det är personlig kanbans andra regel.
Hur många uppgifter ska pågå samtidigt?
Det finns inget fast antal. En person börjar ofta med två eller tre och justerar när arbetet fastnar eller gränsen känns för snäv.
Är personlig kanban samma sak som en tavla i Trello-stil?
Tavlan ser likadan ut. Det som gör den till personlig kanban är den andra regeln: en gräns för pågående arbete.
Har thisflow en WIP-gräns?
Nej. thisflow har en tavla där sektionerna är kolumner, men den hindrar dig inte från att lägga till kort. Gränsen håller du själv.
Källor
Siffror i texten, som [1], pekar på de här källorna.
- [1]Personal Kanban 101personalkanban.com/personal-kanban-101/
- [2]Toyota: Toyota Production Systemglobal.toyota/en/company/vision-and-philosophy/production-system/
Fler metoder att prova.
Ät grodan
Gör din viktigaste och minst lockande uppgift först av allt.
1-3-5-regeln
En stor uppgift, tre mellanstora och fem små: en lista som ryms på en dag.
Veckogenomgång
En gång i veckan: töm inkorgarna, gå igenom listorna och planera nästa vecka.
Lägg arbetet på en tavla.
Gratis under betan. Samma uppgifter som lista, tavla eller kalender.