Produktivitetsmetoder
Eisenhowermatrisen, bråttom eller viktigt.
Sortera uppgifterna i fyra rutor med två frågor: är det bråttom, och är det viktigt? Gör sedan olika i varje ruta.
· 3 min läsning · 7 steg
- Uppkallad efter
- Dwight D. Eisenhower
- Matrisen spreds av
- Stephen R. Covey
- Form
- Två frågor, fyra rutor
- Passar för
- Att prioritera
Vad det är och var det började.
Eisenhowermatrisen är ett rutnät med två gånger två rutor för att bestämma vad du ska göra. Den ena axeln frågar om en uppgift är bråttom, den andra om den är viktig. Varje ruta får sin egen åtgärd: gör det, planera in det, lämna över det eller stryk det.
Den är uppkallad efter Dwight D. Eisenhower. I ett tal 1954 sa han ungefär att han hade två sorters problem, de brådskande och de viktiga, och att de brådskande inte är viktiga och de viktiga aldrig brådskande. Han tillskrev själv orden en tidigare collegerektor [1]. Någon matris ritade Eisenhower inte.
Rutnätet gjordes populärt av Stephen R. Covey i boken 7 goda vanor (The 7 Habits of Highly Effective People, 1989), som en matris för tidshantering med fyra kvadranter. Covey menade att kvadranten viktigt men inte bråttom, planering, förebyggande och relationer, ger mest tillbaka för tiden [2].
Så gör du, steg för steg.
Lista dina öppna uppgifter
Skriv ned allt du har på bordet, eller öppna din uppgiftslista.
Fråga om varje uppgift är viktig
Viktigt betyder att den för dina mål eller ditt ansvar framåt. Var sträng: det mesta känns viktigt när det ligger framför en.
Fråga om varje uppgift är bråttom
Bråttom betyder att den har en verklig deadline snart, eller att något går sönder om den får vänta.
Gör det som är både bråttom och viktigt nu
Här finns kriser och nära deadlines. Gör dem först.
Planera in det viktiga som inte är bråttom
Ge uppgifterna datum och tid så att de blir gjorda innan de blir akuta. Det är rutan Covey säger att du ska låta växa [2].
Lämna över eller begränsa det som är bråttom men inte viktigt
Ge det till någon annan, eller håll det kort. Många avbrott bor här.
Stryk resten
Det som varken är bråttom eller viktigt kan oftast strykas. Parkera det du inte är redo att ta bort.
Vem det passar och var det brister.
Det passar dig om
- Allt känns bråttom och du har svårt att välja.
- Dina dagar går åt till att reagera och du hinner aldrig med det som spelar roll på sikt.
- Du leder andra och behöver bestämma vad du ska lämna över.
Där det inte räcker
- Två ja- eller nej-frågor är trubbiga: verkligt arbete har grader av både bråttom och viktigt.
- Den säger inte i vilken ordning du ska göra uppgifterna inom en ruta.
- Att delegera kräver någon att delegera till; många som jobbar ensamma har bara tre användbara rutor.
Vanliga misstag att undvika.
Att kalla allt viktigt
Hamnar de flesta uppgifter i de övre rutorna, höj ribban. Viktigt ska vara en minoritet.
Att blanda ihop högljutt med bråttom
Ett meddelande märkt brådskande är inte bråttom på grund av etiketten. Fråga vad som händer om det väntar en dag.
Att aldrig planera in den viktiga rutan
Sorteringen är bara halva jobbet. Utan datum blir det viktiga liggande.
Att sortera en gång och glömma det
Det som är bråttom ändras varje dag. Gör om sorteringen, snabbt, när du planerar dagen eller veckan.
Så gör du i thisflow.
Varje steg använder en funktion som finns i appen i dag.
Använd prioriteringar som rutor
Ge uppgifter P1 till P4 med tangenterna 1 till 4, eller skriv p1 i snabbinmatningen. Till exempel: P1 bråttom och viktigt, P2 viktigt, P3 bråttom men inte viktigt, P4 resten.
Ett sparat filter per ruta
Spara ett filter för P2-uppgifter utan datum, så syns det i sidofältet med ett levande antal: din lista över vad som ska planeras in.
Planera in det viktiga
Dra viktiga uppgifter in i kalendern så att de får en tid, inte bara ett datum.
Parkera i stället för att ta bort
Inte redo att stryka en uppgift? Någon gång parkerar den undan, och den finns kvar när du vill ha den.
Frågor och svar.
Uppfann Eisenhower Eisenhowermatrisen?
Nej. Han beskrev skillnaden mellan brådskande och viktiga problem i ett tal 1954 och tillskrev orden en collegerektor. Rutnätet med fyra rutor spreds senare, framför allt av Stephen Covey 1989.
Vad är skillnaden mellan bråttom och viktigt?
Bråttom handlar om tid: det behöver uppmärksamhet snart. Viktigt handlar om värde: det spelar roll för dina mål eller ditt ansvar. En ringande telefon är bråttom; att planera nästa kvartal är viktigt.
Vilken kvadrant ska jag lägga mest tid i?
Covey förespråkade kvadranten viktigt men inte bråttom, eftersom tid där förebygger många av de akuta problemen senare.
Kan jag använda matrisen med prioriteringar i stället för ett rutnät?
Ja. Många översätter de fyra rutorna till fyra prioritetsnivåer i sin uppgiftslista och får matrisen utan en separat tavla.
Källor
Siffror i texten, som [1], pekar på de här källorna.
- [1]The American Presidency Project: Eisenhower's address to the World Council of Churches, Evanston, 19 August 1954www.presidency.ucsb.edu/documents/address-the-second-assembly-the-world-council-churches-evanston-illinois
- [2]FranklinCovey: Habit 3, Put First Things Firstwww.franklincovey.com/courses/the-7-habits/habit-3/
Fler metoder att prova.
Getting Things Done (GTD)
Fånga allt, bestäm vad varje sak kräver och gå igenom listorna varje vecka.
Personlig kanban
Lägg arbetet på en tavla och begränsa hur många saker som pågår.
Ät grodan
Gör din viktigaste och minst lockande uppgift först av allt.
Sortera uppgifterna efter det viktiga.
Gratis under betan. Fyra prioriteringar, sparade filter och en kalender för det viktiga.